Die Datenschutzgrundverordnung verpflichtet bei der Erhebung personenbezogener Daten über den Umgang mit diesen Daten zu informieren.
1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit
Das Standesamt erfasst Ihre Personenstandsdaten (u. a. Name, Geburtsdatum, Abstammung) in Registern und Akten. Auf dieser Grundlage werden Urkunden und Bescheinigungen ausgestellt sowie Auskünfte erteilt. Darüber hinaus werden Ihre Daten verarbeitet, soweit das für den Austritt aus einer Kirche, Religionsgemeinschaft oder weltanschaulichen Gemeinschaft erforderlich ist.
Verantwortlich für die Verarbeitung der Daten ist:
Landeshauptstadt Dresden Standesamt
Postfach 12 00 20, 01001 Dresden
Telefon : 0351/4888800
E-Mail: standesamt@dresden.de
2. Zwecke der Datenverarbeitung
- Prüfung der Ehevoraussetzungen und Mitwirkung an der Eheschließung/Umwandlung einer Lebenspartnerschaft in eine Ehe
- Beurkundung von Personenstandsfällen in den Personenstandsregistern (Eheschließungen, Umwandlungen von Lebenspartnerschaften in Ehen, Geburten, Sterbefälle, Namensänderungen)
- Ausstellung von Urkunden aus den Personenstandsregistern
- Information von durch Rechtsvorschriften bestimmten öffentlichen Stellen über Personenstandsfälle
- Ermöglichung der Benutzung der Personenstandsregister durch Behörden, Gerichte und Privatpersonen in den in §§ 61 ff. Personenstandsgesetz definierten Fällen
- Entgegennahme der Erklärung zum Kirchenaus- und –übertritt
3. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
- Personenstandsgesetz (PStG)
- Personenstandsverordnung (PStV)
- Ggf. internationale Regelungen
- Sächsische Gesetz zur Ausführung des Personenstandsgesetzes (SächsAGPStG)
- Sächsisches Kirchensteuergesetz
4. Folgen bei Nichtbereitstellung der Daten durch die betroffene Person
Sie sind gemäß §§ 9 und 10 Personenstandsgesetz in Abhängigkeit vom Personenstandsfall verpflichtet, die vom Standesamt angeforderten Daten anzugeben. Andernfalls kann die beantragte Amtshandlung nicht vorgenommen werden. Wer nach dem Personenstandsgesetz zur Anzeige eines Personenstandsfalls (Geburt, Sterbefall) oder zu sonstigen Handlungen verpflichtet ist, kann gemäß § 69 Personenstandsgesetz hierzu vom Standesamt durch ein Zwangsgeld angehalten werden.
5. Personenbezogene Daten, die verarbeitet werden (Vorgangsdaten):
- Namen: Vor- und Nachname, Geburtsname, Ehename, akademischer Grad, Beruf
- Geburtsdaten: Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsland
- Sonstige persönliche Daten: Standesamt der Geburt, Religionszugehörigkeit, Eintragungsnummer der Geburt, Familienstand, Staatsangehörigkeit, Nachweis der Staatsangehörigkeit, Personennachweis, vorgelegte Unterlagen, Geschlecht
- Eheschließung, Lebenspartnerschaft: Datum der Eheschließung / der Vorehe, Ort der Eheschließung / der Vorehe, Standesamt oder sonstige Behörden der Eheschließung, Eintragungsnummer der Eheschließung / Lebenspartnerschaft, Standesamt des Familienbuchs / des Familienbuchs der Eltern, Kennzeichen Familienbuch / Familienbuch der Vorehe, Datum des Anlegens des Familienbuchs
- Tod: Sterbedatum, Sterbeort, Standesamt des Sterbefalls, Eintragungsnummer des Sterbefalls, Angaben zu Vormundschaft, Pflege, Betreuung, Vermögen
- Wohnung: Postleitzahl, Wohnort, Straße, Hausnummer, Ortsteil, Landkreis, Staat
- Kirchenaustritt: Taufdatum, Taufort, Bezeichnung der Pfarrei, Pfarrei, Kirchenbuchnummer, Kirchenbuchjahr
- Wirksamkeitsdatum: Namensänderung, Kirchenaustritt, Auflösung der Ehe
Wurden die Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben (Art. 14 DSGVO):
Information aus welcher Quelle die personenbezogenen Daten stammen und gegebenenfalls, ob sie aus öffentlich zugänglichen Quellen stammen
- Elektronisches Personenstandsregister
- Haushalts- und Kassenprogramm
- Melderegister
- Gerichte, Krankenhäuser, Pflegeheime, Justizvollzugsanstalten, Kinderheime, Polizei (Sterbefall)
6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Weitergegeben werden dürfen die Daten der Standesämter nur, wenn dies gesetzlich erlaubt ist.
Die Standesämter sind durch Rechtsvorschriften (insbesondere §§ 57 bis 62 PStV) verpflichtet, personenbezogenen Daten unter bestimmten Voraussetzungen an andere folgende öffentliche Stellen weiterzugeben:
- inländische Standesämter
- Meldebehörde
- Jugendamt
- Vormundschaftsgericht
- Familiengericht
- Finanzamt
- Verwaltungsbehörde
- Amtsgericht
- Nachlassgericht
- Kirchenbuchführer
- statistisches Landesamt Sachsen
- Friedhofsverwaltung
- Testamentskartei / Hauptkartei für Testamente
Sonstige Datenübermittlungen:
Im Einzelfall können darüber hinaus unter den Voraussetzungen der §§ 61 ff Personenstandsgesetz personenbezogene Daten an die dort genannten Empfänger weitergeben werden
7. Dauer der Speicherung
Vorgangsdaten (siehe oben „Kategorien personenbezogener Daten“):
Nach erfolgreicher Übertragung einer Registereintragung in die elektronischen Personenstandsregister werden die Vorgangsdaten lokal nach 120 Tagen (vier Monate) gelöscht.
Protokolldaten:
Die Abrufprotokolle der Suchverzeichnisse werden vier Monate aufbewahrt.
Beurkundungsdaten:
Die in Registern erfassten Daten sind dauerhaft aufzubewahren. Sie sind zusammen mit den in den zugehörigen Akten je nach Art des personenstandsrechtlichen Vorgangs nach 30, 80 oder 110 Jahren dem Archiv zur Übernahme anzubieten.
8. Information zu Betroffenenrechten
Jede von einer Datenverarbeitung betroffene Person hat nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte:
- Auskunftsrecht über die zu ihrer Person gespeicherten Daten und deren Verarbeitung (Artikel 15 DSGVO).
- Recht auf Datenberichtigung, sofern ihre Daten unrichtig oder unvollständig sein sollten (Artikel 16 DSGVO). Dieses Recht können Sie nach Maßgabe der §§ 47 bis 63 Personenstandsgesetz wahrnehmen.
- Recht auf Löschung der zu ihrer Person gespeicherten Daten, sofern eine der Voraussetzungen von Artikel 17 DSGVO zutrifft. Das Recht zur Löschung personenbezogener Daten besteht ergänzend zu den in Artikel 17 Absatz 3 DSGVO genannten Ausnahmen nicht, wenn eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist. In diesen Fällen tritt an die Stelle einer Löschung die Einschränkung der Verarbeitung gemäß Artikel 18 DSGVO.
- Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung, sofern die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden, die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen der betroffenen Person benötigt werden oder bei einem Widerspruch noch nicht feststeht, ob die Interessen des Standesamtes gegenüber denen der betroffenen Person überwiegen (Artikel 18 Absatz 1 lit. b, c und d DSGVO). Wird die Richtigkeit der personenbezogenen Daten bestritten, besteht das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung für die Dauer der Richtigkeitsprüfung.
- Widerspruchsrecht gegen bestimmte Datenverarbeitungen, sofern an der Verarbeitung kein zwingendes öffentliches Interesse besteht, das die Interessen der betroffenen Person überwiegt, und keine Rechtsvorschrift zur Verarbeitung verpflichtet (Artikel 21 DSGVO).
- Widerrufsrecht: Beruht die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Ihrer Einwilligung, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
9. Beschwerderecht
Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde, wenn sie der Ansicht ist, dass ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden.
Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten
Landeshauptstadt Dresden Datenschutzbeauftragter
Postfach 12 00 20 01001 Dresden
Telefon: 0351/4881906
E-Mail: Datenschutzbeauftragter@dresden.de
Mit Fragen und Beschwerden können Sie sich auch an die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte wenden:
Sächsische Datenschutz-Aufsichtsbehörde
Bernhard-von-Lindenau-Platz 1, 01067 Dresden (Postanschrift)
Kontor am Landtag, Devrientstraße 1, 01067 Dresden (Hausanschrift)
E-Mail: post@sdtb.sachsen.de
Internet: www.datenschutz.sachsen.de
